الأحد، 11 ديسمبر، 2011

اهمية التنسيق في المكتبات

* مفهوم التنسيق :

نبع الحاجه الى التنسيق من اختلاف وجهات النظر بشأن كيفية تحقيق الاهداف الجماعيه او كيفية عمل المجموعة بانسجام وتوافق حيث غالبا ما يفسر الاشخاص الاهداف المتشابهه بطرق مختلفه وكثيرا ما لا تتفق جهودهم لتحقيق تلك الاهداف مع جهود الاخرين ومن ثم تصبح مهمة مدير المكتبه التوفيق بين الاختلافات في كيفية اداء العمل وتوقيته والاهتمامات والاهداف الفرديه والجماعيه ويتضمن القيام بالتنسيق الاطمئنان الى ان كل المجموعات وجميع الافراد في المكتبه يعملون بفاعليه وعلى نحو اقتصادي وبتوافق في اتجاه الهدف الرئيسي ، هذا ويمكن القول ان المكتبه الكفء تعمل على خلق تنسيق فعال. وعلى هذا فإن التنسيق الاداري يعنى بتحقيق الارتباط والانسجام بين انشطة التنظيم الاداري الواحد لتحقيق اهدافه كما يعنى بتحقيق الترابط والتنسيق بين مختلف التنظيمات الاداريه وذلك لتحقيق اهداف الاداره العامه بكفاءه عاليه وكلفه قليله .



* اهمية التنسيق :

١ - التنسيق الجيد يمنع التعارض في الاختصاصات
٢ - يلعب التنسيق دورا هاما في تحقيق اهداف الاداره العامه .
٣ - التوفيق بين الجهود البشريه داخل المنظمه الاداريه الواحده .
٤ - يمنع التنسيق الازدواج في الاختصاصات والانشطه الاداريه .
٥ - التوفيق بين المنظمات الاداريه المختلفه للحصول على احتياجاتها .


* اساليب تحقيق التنسيق :

يستخدم المديرون اساليب كثيره لتحقيق التنسيق ومن ابرزها ....
١- التنسيق بالقواعد او الاجراءات .
٢- التنسيق بالهداف .
٣- التنسيق الهرمي .
٤- التسيق من خلال التقسيم .
٥- استخدام المساعدين في التنسيق .
٦- استخدام الاتصال للتنسيق .
٧ - استخدام لجنة التنسيق .
٨- استخدام التكامل المستقل للتنسيق .


* مزايا التنسيق :

١- يهدف التنسيق الى منع التشابك والتداخل في المكتبه الامر الذي يساعد في تحقيق الاهداف بكفاءه عاليه .
٢ - منع حدوث الازدواجيه في الوظائف الاداريه خاصة داخل المكتبات الضخمه .
٣- التنسيق وسيله تستهدف الاسهام في تحقيق اهداف المكتبه كما انه اساس ينبغي وجوده في تقسيم العمل والتخصص .
٤- هناك علاقه طرديه بين الحاجه للتنسيق وبين حجم المكتبه وتعقيد وظائفها .
٥- التنسيق يمتد الى اعداد السياسات وصنع القرارات والتخطيط وبناء البرامج .
٦- التنسيق يشمل وسائل تحقيق الاهداف واساليب تنفيذ البرامج .
٧- التنسيق عمليه دائمه ومستمره .


* نواع التنسيق :
١- التنسيق الداخلي والخارجي : التنسيق الداخلي هو الذي يتم بين الفروع او الاقسام المختلفه التابعه لمكتبه واحده اما التنسيق الخارجي فهو الذي يتم بين اوجه نشاط المكتبه الواحده ككل وبين اوجه نشاط غيرها من المكتبات .
٢- التنسيق الرأسي والافقي : التنسيق الرأسي الذي يتم من اعلى الى اسفل او من اسفل الى اعلى داخل المكتبه اياً كان حجمها بمعنى انه التنسيق الذي يربط اعلى المكتبه باسفلها ، اما التنسيق الافقي فهو الذي يتم بين المستويات المتماثله في المنظمه الواحده .


* من الاسباب التي تدعو الى التنسيق في المكتبات :
١ - تضخم حجوم المكتبات وتعدد الدوائر والاقسام والسعب المكونه لها وتعقد وطائفها .
٢- غموض الادوار وعدم تحديد السلطات بشكل دقيق مما يؤدي الى التداخل في الاعمال .
٣- وجود مواقف يتحتم فيها اتخاذ قرارت مشتركه .
٤- زيادة تفويض السلطه .



*ابرز الوسائل التي يمكن استخدامها لتحقيق الانسجام والقضاء على التناقضات في المكتبه :

١- تحديد الادوار والسلطه لكل وظيفه بشكل واضح ودقيق .
٢- ممارسة المدير لسلطة التنسيق الرئاسي التي بموجبها يستطيع حسم الخلافات وتنفيذ القرارات .
٣- ايجاد وظيفه داخل المكتبه هدفها التنسيق.
٤- توضيح الاهداف العامه والتفصيليه لكل دائره او قسم في المكتبه حتى لا يحصل تداخل وتعارض .
٥- تسهيل الاتصالات وتوفير المعلومات الصحيحه لمنع حدوث التناقضات .
٦- تأسيس نظام للشكاوي او التظلم الاداري.


# المصدر دكتور ربحي عليان - ادارة المكتبات الاسس والعمليات - الطبعه الاولى ٢٠٠٩ - عمّان دار صفاء للنشر

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق